Cuáles son los deberes de la secretaria

Para definir claramentedeberes de un secretario, es necesario saber exactamente de quién está hablando. Después de todo, esta publicación se puede ver en varios ángulos. Conocido, por ejemplo, es el secretario-referente como un empleado de oficina, el Secretario-General como el jefe (jefe) de una organización, el Secretario de Estado como funcionario, el secretario como persona diplomática, el secretario del jefe como empleado y otras opciones. La mayoría de las veces, al referirse a este post, se refieren a un empleado que realiza tareas (instrucciones) como director de la empresa, así como a los gerentes individuales de sus divisiones estructurales. Resulta que los deberes oficiales del secretario en este caso se reducen a la ejecución de órdenes individuales para resolver problemas organizativos y técnicos.

Lo que la secretaria debe saber y debe hacer

1. Recibir información de los subordinados para transferirla a su supervisor.
2. Organizar el administrador de comunicación telefónica. En su ausencia, tome información y luego póngala en conocimiento del director.
3. Reciba y mantenga registros de mensajes telefónicos.
4. Crear las condiciones para el trabajo normal del jefe: supervisar la necesidad de suministros de oficina y equipos de oficina.
5. Ayudar en la organización de la producciónreuniones y reuniones. Llevar a los participantes la fecha, el lugar y la hora del evento. Reúna los materiales necesarios, asegúrese de la asistencia de los presentes y conserve las actas de la reunión.
6. Para llevar a cabo el trabajo de oficina en la empresa. Para hacer esto, el secretario debe recibir, sistematizar la correspondencia entrante y enviarla a la gerencia. Luego, sobre la base de la visa impuesta para transferir documentos a los ejecutores bajo una lista. Las funciones del secretario también incluyen el control del curso, el calendario y el resultado de su ejecución.
7. Realice trabajos de impresión y reproducción de documentos.
8. Organice la recepción de los visitantes al jefe de la empresa y, si es posible, cree las condiciones para la pronta resolución de los problemas.

Para cumplir con estas tareas aparentemente simples de un secretario, el empleado debe saber:

• toda la composición de la administración de la empresa y sus subdivisiones estructurales;
• la carta, el personal y la estructura de la empresa, su perfil, perspectivas de desarrollo y especialización;
• documentos normativos para la correcta conducción del trabajo de oficina;
• reglas para el uso de medios de equipo de oficina y comunicaciones;
• reglas de BTW, OT, seguridad contra incendios y saneamiento industrial;
• reglas de la organización del trabajo en el lugar de trabajo;
• actos normativos y legales, órdenes, resoluciones, órdenes de planificación, contabilidad y gestión de la calidad del trabajo realizado.

Especificidad del empleado

Si es un más específico, estrechoespecialización, la situación es algo diferente. Tomemos, por ejemplo, los deberes oficiales del secretario clerical. En el título del puesto, el aspecto del trabajo realizado está claramente definido. Por lo general, en cada empresa ya existe una instrucción oficial, en la que se indican las instrucciones del especialista en el mantenimiento de registros. Si no hay tal instrucción, entonces es mejor crearla. Para hacer esto, use la guía de calificación, que tiene muestras aproximadas. Después de eso, la versión estándar debe estar finalizada para la organización específica, teniendo en cuenta los detalles y las características internas. En general, los deberes del secretario-secretario deben rastrearse claramente en tres áreas principales:

1. Trabajar con correspondencia Recepción, procesamiento en formas modernas y envío oportuno.
2. Mantenimiento adecuado de la documentación interna.
3. Registro, contabilidad estricta y transferencia de documentos al archivo para su custodia.

Características del trabajo del referente

En algunas empresas, talesuna publicación que incluye una amplia gama de responsabilidades: desde el "servicio de asistencia" hasta el "asistente de dirección". Tal experto debe tener una amplia gama de conocimientos y un buen dominio de la situación. Los deberes oficiales del secretario del periodista se han ampliado ligeramente en relación con el aumento de la autoridad. En general, este es el trabajo habitual de la secretaria, pero la palabra "referente" hace algunas adiciones a la lista estándar. En particular, el secretario-revisor puede recibir visitantes de forma independiente sobre ciertos asuntos. Poseyendo cierta información, él puede tomar sus propias decisiones. Además, el referente lleva a cabo asignaciones responsables del jefe con respecto a las actividades económicas de la organización (empresa). A veces, el secretario-referente se hace responsable del mantenimiento de la gestión de registros de personal. Esto se hace solo cuando la cantidad total de trabajo le permite realizar tareas adicionales.