Clasificación de documentos: criterios básicos

Para comprender fácilmente una gran cantidad dedocumentos desarrollaron reglas especiales para su preparación y presentación, diferentes clasificaciones, así como las formas y métodos de trabajo con ellos apropiadas.

Cabe señalar que la clasificación de los documentoses extremadamente importante porque ayuda a resaltar sus características específicas y hace posible su uso de forma más racional. Es uno de los problemas más antiguos y hasta el final sin terminar, cuyo desarrollo comenzó recién a fines de la década de 1960. La mayoría de los enfoques para la distribución de documentación a grupos individuales anteriormente se referían solo a características específicas con respecto al campo de actividad o una ciencia particular. Y solo recientemente fue una clasificación multifacética de documentos basada en información y componentes materiales.

Todos los documentos se pueden dividir según los siguientes criterios:

1. Las circunstancias de su funcionamiento en el espacio y el tiempo. Tomamos en cuenta la periodicidad de publicación (periódica y no periódica), el tiempo de aparición (original, original, copia, duplicado), lugar de emisión (regional, nacional o extranjero);

2. Componente de información.

• prestar atención al contenido y nivel de generalización de la información (documentación primaria y secundaria);

• la clasificación de documentos incluye la dimensionalidad de la información grabada con respecto al tamaño (formato) y el número de páginas (volumen);

• separación de acuerdo con la percepción de la información (los documentos pueden ser leídos por una persona o requieren un equipo técnico especial);

• esta clasificación de documentos también incluye el carácter de los medios icónicos por los cuales se registra la información (formas textuales y no textuales);

• mediante el método de registrar datos, distinga entre documentos manuscritos, impresos, mecánicos, magnéticos, fotográficos, ópticos, láser y electrónicos.

3. Componente material, que incluye ciertos criterios (por ejemplo, el material del soporte de información, así como su forma y diseño).

Vale la pena señalar que la distribución de la documentación para grupos individuales en contenido y forma le permite organizar de manera más efectiva el trabajo con ella.

Cabe mencionar que hasta la fechaTambién hay una clasificación correspondiente de los documentos contables, que tiene en cuenta su contenido, lugar y orden de compilación, propósito, así como la forma de uso.

Esta clasificación de documentos contables incluye la siguiente subdivisión en tipos:

• dependiendo del propósito - administrativo y ejecutivo, trámites contables o combinados;

• en el orden de compilación: primario y resumen;

• documentos internos y externos;

• por el modo de uso - desechable y acumulativo;

• según el contenido: monetario, de liquidación y material.

Debo decir que esta clasificación incluyemuchos criterios y es extremadamente amplio, por lo tanto, cada documento se relaciona con diferentes grupos simultáneamente, pero puede caracterizarse por ciertas características y utilizarse solo en el campo relevante.

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