¿Qué es el registro de documentos y qué necesita la organización? Vamos a responder esta pregunta en orden: primero - "qué", y luego ya - "para qué".

Entonces, este proceso es una fijación del hecho de la recepción o la creación de un documento.

registro de documentos
En el transcurso de esto hay un especialindexe directamente en el papel creado o recibido por la organización. Pero esto es solo la mitad del procedimiento. La segunda parte: la introducción de información relevante sobre el "recién llegado" en un formulario especial de registro. El índice generalmente consta de varias partes. En primer lugar, es un número de serie. Se puede complementar con índices de artistas intérpretes o ejecutantes, nomenclatura de casos, clasificador de destinatarios, etc. Los componentes se pueden organizar en diferentes secuencias. El primero, por ejemplo, puede ser el número, luego el índice de nomenclatura, y el clasificador utilizado puede indicarse al final. Pero la secuencia inversa es posible. Por cierto, la asignación de números especiales que también contienen combinaciones de letras se caracteriza por el registro de los documentos constitutivos.

Debe decirse que en la empresa o la empresa, se debe llevar a cabo un registro global de documentos. Es decir, todos los documentos comerciales, tanto entrantes como salientes, deben registrarse.

registro de documentos de la organización
A continuación, debe tenerse en cuenta que el registro de los documentos de la organización debe cumplir los siguientes requisitos:

• Una sola vez: cualquier recibido o creadola documentación está arreglada solo una vez Si estamos hablando de órdenes internas, desde el departamento hasta el departamento viajan con el número (índice) asignado al principio. Esta regla es igualmente cierta para correspondencia oficial y para órdenes de jefes severos.
• Puntualidad: aquí se entiende queel registro de los valores recibidos desde el exterior se ejecuta el día de la recepción. Si hablamos de órdenes internas, instrucciones o instrucciones, entonces pueden corregirse sobre el hecho de que los empleados responsables firmen (máximo - al día siguiente).
• Separación: para cada tipo de documentos comerciales hay una fijación personal (entrantes, salientes, pedidos, notas, actas de la reunión, pedidos, etc.).
• Uniformidad: la contabilidad siempre se lleva a cabo de acuerdo con las mismas reglas. En este caso, el formulario de registro no importa.
• Compleción de la esencia: cuando ingresa datos en el formulario de registro, necesita mostrar la información máxima en él. Especialmente en términos del contenido de cualquier documentación.

registro de documentos constitutivos
Además, la fijación de todos los documentos en la empresa debe realizarse dentro de un año (calendario).

Y ahora es el momento de responder la pregunta: "¿para qué?" El registro de los documentos utilizados en las organizaciones permite resolver una variedad de tareas. Consideremos el ejemplo más vívido. Si toma y analiza números de serie al final de un año calendario, puede hacer un seguimiento del crecimiento del flujo de documentos. Esta información puede generar demandas legítimas de que el secretario aumente su salario (como una opción: aumentar el número de personal de la secretaría).

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