Reunión de negocios: las etapas de preparación y conducta.

La reunión de negocios es una de las formas de comunicación comercial, cuyo propósito es la discusión colectiva, la comprensión de problemas y cuestiones de la empresa (organización) y la adopción de una decisión apropiada.

Los tipos de reuniones de negocios se asignan para el objetivo principal o las tareas que deben abordarse: planificación, motivación, rutina interna de actividades, monitoreo de las actividades de los empleados y otros.

La celebración y preparación de una reunión de negocios tiene una cierta tecnología, adhiriéndose a la cual puede dominar fácilmente esta forma de comunicación comercial.

Paso 1. Determinación del propósito de la reunión y agenda.

Reunión de negocios no es solo una reuniónempleados. Su objetivo debe verse como un resultado de objetivo, es decir, la adopción de una decisión concreta. Por lo tanto, este resultado debe formularse de antemano. Cuanto más específica sea la formulación de la decisión, más eficaz será la reunión y se lograrán los resultados. En el proceso de determinar el objetivo, el organizador debe responder la pregunta: ¿Puede resolver este problema un empleado específico en el orden de trabajo actual? ¿Es posible reemplazar la reunión con otra forma de solución?

La agenda está preparada de antemano. Los participantes de la reunión deben estar familiarizados con la próxima discusión, con los materiales necesarios, para poder considerar la solución. Además, cada elemento de la agenda debe tener su propio objetivo-resultado. Además de los puntos de la agenda, se informa a los participantes sobre el tiempo asignado para la discusión de cada tema.

Paso 2. Determinación del tiempo y número de participantes.

Tradicionalmente, las reuniones de negocios (a excepción deemergencia) se llevan a cabo un día específico de la semana en la tarde. Identifique el círculo de participantes de tal manera que administre la cantidad mínima de empleados. La mejor opción es 6-7 personas. La solución constructiva de problemas y problemas depende de la presencia de solo personas interesadas. Es mejor confiar la reunión a los empleados que sean más competentes en este tema.

Paso 3. Organización del lugar.

Los organizadores deben anticiparposiblemente, compatibilidad de los participantes en la reunión. Esto le permitirá organizar las sillas y sentar a las personas para aumentar la efectividad de la comunicación. La información se percibe mejor y más rápidamente, si puede ver claramente la cara, los ojos, los gestos del hablante.

Paso 4. Realización de la reunión: duración y calendario.

La reunión de negocios tiene algunos componentes,que afectan directamente la efectividad de la toma de decisiones. La duración no debe exceder 40-45 minutos. Psicológicamente, la mente colectiva no puede trabajar productivamente por encima de este tiempo. Si es necesario continuar la discusión, se recomienda tomar un descanso de al menos 30 minutos, lo que aumenta el estado de salud, la atención plena.

La reunión de negocios debe tener reglasdiscursos Para supervisar el cumplimiento de las regulaciones es responsabilidad del presidente. Sin embargo, el respeto por las regulaciones de todos los participantes en la reunión muestra la competencia del personal.

Paso 5. Acta de la reunión.

Elaboración de un documento oficial de fijaciónlas principales etapas de la reunión, nombres y oradores, propuestas y decisiones, un componente esencial de la reunión de negocios. Sobre la base del protocolo, el gerente tiene derecho a exigir la implementación de las decisiones tomadas.

Paso 6. Análisis de la preparación y realización de la reunión.

Una reunión de negocios se considera exitosa, si es posibleResponda positivamente a las preguntas: ¿Cuán correcto es el círculo de participantes en la reunión? ¿La ubicación de los participantes contribuyó a la efectividad de la comunicación? ¿Qué tan interesados ​​estaban los participantes en la discusión? ¿Qué sirvió como estrategias de decisión espontánea? ¿Qué contradicciones entre los objetivos personales y colectivos se manifestaron? ¿Cuál fue el motivo de los conflictos (si ocurrieron)? ¿El tiempo de la reunión fue eficiente?